З чого починається систематизація бізнесу: інтерв’ю з Systemator

19.07.2021
Команда HUBBER поспілкувалася з Сергієм Савченко, інвестором, власником роздрібної мережі з продажу м'яких меблів Blest, двох меблевих фабрик, співвласником компанії з продажу стільців і крісел Minori, косметичної компанії Bless-Cosmetics і стартапу "Systemator" Про маркетплейси, систематизацію бізнесу та проблеми, з якими стикається кожен підприємець. Поїхали!)
Сергей Савченко systemator
Сергій, з чого починається систематизація інструментів управління в компанії? Чи завжди і чи в кожній компанії ці бізнес-процеси потрібно систематизувати? 
Систематизація в компанії починається з усвідомлення власника бізнесу або топ-менеджменту проблем, які існують через відсутність систематизації, а їх просто безліч — перевантаження власника операційкою, неможливість швидкого масштабування, низька операційна ефективність роботи співробітників, перекладання відповідальності, складнощі з персоналом тощо. Другий крок — це розуміння безумовної необхідності в систематизації та вибір платформи для цього. Третій — невпинне покрокове впровадження інструментів управління в діяльність компанії. Систематизація потрібна кожній компанії, тому що будь яка система краще ніж її відсутність (тобто хаос) і, дивлячись на якому етапі розвитку знаходиться компанія, систематизація принесе різні корисні результати — допоможе власнику впорядкувати операційне управління компанією, вийти з операційки частково або повністю, виявити вузькі місця та збалансувати структуру компанії для подальшого розвитку, підвищити продуктивність праці кожного співробітника та позбутися тих, хто звик просиджувати штані, дасть власнику та топ-менеджменту повне розуміння про життєдіяльність та потенціал компанії.    
Хто повинен займатися систематизацією менеджменту в компанії? Власник? HR-директор? 
Часто виявляється, що створити бізнес легше, ніж його потім систематизувати. Одже, це питання підвищенного рівня складності, тому і розпочати процес систематизації може лише людина з максимальною владою в компанії — як правило це власник (або його довірена особа), який більшу частину роботи по систематизації зможе делегувати керівникам або HR-спеціалісту, залишивши за собою контроль за цим процесом. При цьому робота керівників під час систематизації стане більш прозорою, а результати - очевидними, тому не варто сподіватися, що вони самі стануть ініціаторами впровадження будь якої системи.  
Чому вирішили створили Systemator? Як з’явилася ідея і чому за неї ухопилися?
Все почалося з того, що ціною неймовірних зусиль я зміг побудувати групу компаній, яка складалася з двох виробництв, роздрібної мережі та закордонної філії, перебуваючи одночасно і в ролі власника, і в ролі СЕО (тобто операційного керівника). Мені підпорядковувалося більше 10-ти різних керівників і я все тягнув на собі. В один момент, я зрозумів, що коли я зосереджуюсь на якомусь одному напрямку, то інші просідають, а постійне переключення моєї уваги між ними не приносять бажаного ефекту. Це призвело до закриття европейської філії та чималих збитків.     Саме тоді я усвідомив, що вичерпав свій потенціал і мої компанії стали моїми ж заручниками, бо їх подальший розвиток став залежити від мого часу, який був досить обмеженим (так званий ефект скляної стелі). Я вирішив, що мені потрібен найманий директор, який би забрав в мене операційку і дав можливість займатися не поточними проблемами, а питаннями розвитку. Одночасно з цим прийшло розуміння, що це неможливо зробити в несистемній компанії, бо тоді такого керівника неможливо буде контролювати й з часом можна стати його заручником, оскільки він побудує якусь свою систему і стане незамінним. Так в моїх компаніях з’явилися інструменти управління — оргструктура, функціональні обов’язки, показники ефективності, планування, дашборди та багато іншого. Для безвідмовного їх функціонування нам прийшлося створити програмний продукт, для ознайомлення співробітників — відеокурси, для впровадження — регламенти та інструкції. Після тривалого використання та отримання позитивних результатів ми вирішили поділитися нашим успіхом з іншими. Ось так Systemator вийшов на ринок. До речі, у групи компаній з’явився операційний директор, який звільнив багато мого часу і головного болю, а системний підхід в роботі компаній допоміг пережити важкий коронавірусний рік навіть з невеликим зростанням на фоні падаючого ринку.   
Чи правильно ми розуміємо, що Systemator допомагає візуалізувати бізнес-процеси компанії? В чому заключається основний функціонал продукту? 
Скоріше Systemator допомагає власнику бізнесу подивитися на його компанію під новим кутом, побачити власні болі і перешкоди на шляху розвитку бізнесу та усвідомити, що його проблеми не є унікальні, а властиві більшості компаній, а отже можуть бути вирішені шляхом систематизації. Тому наш продукт допомагає згадати ціль та місію існування самого бізнесу, проаналізувати структуру компанії, побачити відсутні життєвоважливі функції для її розвитку, гармонійно розподілити функції між наявними співробітниками, закріпити за ними обов’язки та показники ефективності (якими можна буде вимірювати їх результативність), впровадити щотижневе планування для всіх без виключення (що значно підвищує операційну ефективність), налаштувати для себе необхідні дашборди з показниками, щоб мати змогу оперативно бачити результати роботи компанії. Тобто ми більше про інструменти управління, ніж про бізнес-процеси, які насправді є одним з них і в поточній версії програми можуть бути зафіксовані в оргструктурі та функціональних обов’язках. В майбутньому ми плануємо розробити для них окремий блок.  
Сергій, знаємо, що ви також займаєтеся виробництвом товарів (меблі) і роздрібною торгівлею. Які характерні риси притаманні систематизація процесів в таких компаніях? 
Насправді, для систематизації абсолютно неважливо чим займається компанія, оскільки обрані бізнес-моделі для кожної будуть відрізнятися (що відобразиться в оргструктурі компанії), але інструменти управління будуть універсальними. Під час тестування нашого програмного продукту я мав змогу поспілкуватися з великою кількістю підприємців з абсолютно різних галузей — роздрібна та оптова торгівля, виробництво, послуги, навіть держсектор. Й на перший погляд проблеми в усіх різні, але при детальному аналізі все зводиться до часткової або повної відсутності базових інструментів управління та розуміння їх необхідності власником та керівниками. Набагато простіше повірити, що твоя проблема унікальна і відкласти її в довгу шафу, ніж дійти думки, що головна причина виникнення проблем і перевантаження ними власника - це відсутність ефективної системи управління, функціонування якої зменшить саму кількість проблем, а головне - перекладе обов’язок їв вирішення на відповідальних за це осіб!  
І останнє питання, яке ми задаємо усім. “Все буде маркетплейс”. Що думаєте про цю тенденцію ринку? 
Це навіть не обговорюється. Маркетплейси здатні дати більшу пропозицію, отже більш привабливі для покупця. Так само, як колись в офлайні торгівельні центри перемогли окремо розташовані магазини та традиційні базари. Тому прогресивні гравці на будь якому ринку мають враховувати цю тенденцію, рівно як і тенденцію до наведення порядку у власному бізнесі.